3.1. Wir verarbeiten von Ihnen folgende Datenkategorien:
- Stammdaten
- Kontaktdaten
- ggfs. diverse von Ihnen bekanntgegebene Informationen
- Kommunikationshistorie
- Spendenhistorie
- Klassifizierungen (wie z.B. Mitgliedsart, Patenschaft)
3.2. Wir nutzen diese Daten zur Vorbereitung und Durchführung von Spendenaktionen für Erfüllung der statutengemäßen/satzungsgemäßen Organisationszwecke – postalisch oder per Telefonanruf und zur Spendenverwaltung, für Geburtstagsgrüße, zur Verwaltung erfolgter Spenden und zur Verwaltung von aktiven und früheren Mitgliedern und die Erfüllung abgabenrechtlicher Verpflichtungen.
3.3. Hierfür speichern wir Ihre Daten in einer elektronischen Datenbank. Zur Zielgruppenauswahl für eine der oben genannten Aktionen verwenden wir einen Prozess, der unsere Unterstützer nach der Höhe ihrer Spende, nach der Häufigkeit der Spende und dem Zeitpunkt der letzten Spende gruppiert.
3.4. Die rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten sind einerseits unser berechtigtes Interesse in der Erfüllung unserer rechtlichen bzw. vertraglichen Verpflichtungen, sowie andererseits Ihre Einwilligung.
Die Bereitstellung von Namensdaten und Bankverbindungsdaten ist für den Spendenvorgang und auf Grund steuerrechtlicher Vorschriften sowie von Geldwäschebestimmungen erforderlich. Bei Nichtbereitstellung können Spenden und Sponsorenleistungen nicht entgegengenommen werden.
Die Bereitstellung von Namensdaten und Geburtsdaten ist zudem auf Grund der automatisierten Arbeitnehmerveranlagung erforderlich, wenn eine Spenderin oder ein Spender eine steuerliche Berücksichtigung seiner bzw. ihrer Spenden in Anspruch nehmen will. Bei Nichtbereitstellung können die Spenden steuerlich nicht als Sonderausgaben berücksichtigt werden.
3.5. Beschreibung des berechtigten Interesses:
Personenbezogene Daten für die Zwecke der Einwerbung von Spenden, von Sponsorenleistungen und für allgemeine postalische Werbetätigkeiten zur Erfüllung der Ziele der Organisation werden auf Grundlage des berechtigten Interesses der Organisation verarbeitet. Dadurch sollen die statutengemäßen bzw. satzungsgemäßen Organisationziele verwirklicht werden.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke der Spendenwerbung stellt gemäß Erwägungsgrund 47 DSGVO ein berechtigtes Interesse dar, wenn die Verarbeitung für die Erfüllung des berechtigten Interesses erforderlich ist und den vernünftigen Erwartungen des Betroffenen entspricht. Die Organisation verfolgt dabei im Interesse der Öffentlichkeit liegende Ziele gemäß § 4a EStG bzw. §§ 34 ff BAO. Die Erfüllung der von der Öffentlichkeit anerkannten Organisationsziele stellen somit berechtigte Interessen dar. Die Erfüllung dieser öffentlich anerkannten Organisationsziele ist ohne Spenden nicht möglich und somit erforderlich.
Wir verarbeiten dabei personenbezogene Daten insbesondere um zielgerichtete Aktionen zur Erfüllung der Organisationsziele durchführen zu können. Damit sollen insbesondere auch den Interessen von Spendern und Sponsoren bestmöglich entsprochen und Streuverluste vermieden werden. Dies soll auch dafür sorgen, dass eingeworbene finanzielle Mittel im Interesse sämtlicher die Organisation unterstützenden Personen möglichst kostensparend eingesetzt werden können.
3.6. Zudem verarbeiten wir Daten, die wir von Adressverlagen zulässigerweise erhalten haben. Dabei handelt es sich um grundlegende personenbezogene Daten wie Ihren Namen und Ihre Adresse. Diese Adressverlage sind zum Zweck der Vorbereitung und Durchführung von Marketingaktionen Dritter oder für das Listbroking zur Datenermittlung berechtigt (§151 GeWo).
3.7. Zum Zweck der Optimierung unseres Webauftritts werden bestimmte Daten automatisch erhoben (Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf die Website, IP-Adresse, Browserversion).
3.8. Im Rahmen der Betreibung unserer Websites und bei der Durchführung der postalischen und telefonischen Spendenkommunikation unterstützen uns Dienstleister, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese haben sich zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen uns gegenüber verpflichtet. Es wurden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art 28 DSGVO abgeschlossen. Wir arbeiten also nur mit Dienstleistern zusammen, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfolgt und den Schutz Ihrer Rechte gewährleistet.
3.9. Zweckänderungen
Personenbezogenen Daten von Spendern, Sponsoren und Mitgliedern die auf vertraglicher Grundlage verarbeitet werden, werden wir auch zu Zwecken der Direktwerbung auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses für die Organisationsziele verwenden.
Ihre Daten werden keinem Dritten überlassen!
3.10. Spenden-Score-Modell
Was macht unser Spenden-Score-Modell – und warum nutzen wir es?
Wir möchten unsere Spendenbriefe gezielter planen und unsere Kommunikation mit unseren Spender*innen verbessern: Wir möchten sie im Idealfall dann ansprechen, wenn es für sie relevant sein könnte. Dafür verwenden wir ein KI-gestütztes Spenden-Score-Modell mit Hilfe eines neuronalen Netzwerkes.
Was ist ein KI-System – und was ist ein neuronales Netzwerk?
KI bedeutet „künstliche Intelligenz“. Das sind Computerprogramme, die aus Daten lernen – ähnlich wie ein Mensch aus Erfahrung. Ein neuronales Netzwerk ist eine spezielle Form davon. Es ist wie ein digitales Gehirn: Es erkennt Muster in Datenmengen (zum Beispiel in der Spendenhistorie) und hilft uns, Vorhersagen zu treffen. In unserem Fall geht es darum, wer von unseren Spender*innen wahrscheinlich auf einen Spendenbrief mit einer Spende reagieren könnte.
Wie wird das Modell trainiert?
Damit das System „lernen“ kann, verwenden wir anonymisierte Daten aus der Vergangenheit. Das bedeutet:
- Namen, Adressen oder andere direkte Erkennungsmerkmale werden vollständig entfernt.
- Das Modell sieht nur anonyme Muster – keine echten Personen.
So wird das KI-System trainiert, ohne Rückschluss auf einzelne Menschen. Es lernt zum Beispiel:
- Welche Spendenaktionen erfolgreich waren
- Wann eher gespendet wurde
- Welche Spender*innengruppen wann besonders aktiv waren
Durch diese Trainingsphase kann das Modell später bessere Vorhersagen treffen.
Wie funktioniert das in der Praxis?
Wenn wir eine konkrete postalische Spendenaktion planen, kommt das trainierte Modell zum Einsatz. Das Modell funktioniert im Grunde wie eine (komplexe) mathematische Gleichung. So errechnen wir für Personen eine Spendenwahrscheinlichkeit für die kommende postalische Aussendung.
Das bedeutet: Das System sieht z. B. wann und wie oft eine Person gespendet hat, wie lange sie uns schon unterstützt, oder ob sie auf frühere Briefe und die entsprechenden Themen mit einer Spende reagiert hat. Daraus berechnet es eine Spendenwahrscheinlichkeit für die kommende postalische Aussendung.
Gibt es einen Datentransfer in ein Drittland? Wer unterstützt uns bei der Analyse?
Es gibt keinen Transfer in ein Drittland. Das KI-System und unsere Spender*innendatenbank laufen auf Servern in Österreich bei unserem Auftragsverarbeiter Direct Mind GmbH (Technologiestraße 8, 1121 Wien, datenschutz@directmind.at)
Entscheidet die KI allein?
Nein. Der errechnete Score (also die Spendenwahrscheinlichkeit) ist nur eine Empfehlung.
Die Entscheidung, wem ein Brief geschickt wird, trifft immer ein Mensch. Das Modell hilft uns, die postalischen Aussendungen zu planen – aber es ersetzt nicht die persönliche Einschätzung bzw. Bewertung.
Rechtsgrundlage für den Einsatz des KI – Systems
Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. f der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) – das ist das „berechtigte Interesse“. Vereinfacht heißt das: Wir haben abgewogen, dass unser Interesse, zielgerichtet Spendenbriefe zu versenden, Ihre Schutzinteressen überwiegt.
Tatsächlich erkennt die DSGVO selbst an, dass Direktwerbung (also z.B. das Versenden von Spendenaufrufen per Post) in der Regel ein berechtigtes Interesse darstellen kann.
Wir glauben, dass unser Ansatz auch im Interesse unserer Spender*innen ist, weil wir dadurch zielgerichteter mit ihnen kommunizieren können. Nachdem sie uns unterstützen, dürfen sie von uns auch erwarten, dass wir ihre Spendenhistorie berücksichtigen, so verantwortungsvoll postalische Aussendungen planen und wir unsere finanziellen Mittel für unsere Werbekampagnen effizient einsetzen, um die Finanzierung unserer Projekte sicherzustellen.
Der Zweck der Verarbeitung (postalische Aussendungen zu Spendenwerbung) hat sich durch die KI - Analyse nicht geändert. Sie ersetzt bzw. ergänzt nur unsere alten Prozesse zur Zielgruppenbildung ohne einen stärkeren Eingriff in die Persönlichkeitsrechte unserer Spender*innen darzustellen. Die Konsequenz der KI – Analyse ist: Die betroffenen Personen bekommen eine postalische Aussendung von uns oder sie bekommen keine postalische Aussendung von uns.
Daten unserer Spender*innen – bzw- der Score - werden nicht an Dritte zu Werbezwecken weitergegeben und bleiben unter unserer Kontrolle. Wir verwenden die Daten ausschließlich, um unsere eigene Spendenkommunikation zu verbessern – und auch das nur so lange, wie unsere Spender*innen nicht der Verarbeitung ihrer Daten für Werbezwecke/Profiling widersprechen). Wir verarbeiten keine sensiblen Daten im Rahmen der KI – Analyse.
Keine automatische Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO
Die Auswirkungen unseres KI-Einsatzes zur Errechnung der Spendenwahrscheinlichkeit ist, ob Sie von uns eine postalische Aussendung erhalten oder nicht. Es liegt somit keine ausschließlich automatische Entscheidungsfindung mit erheblichen rechtlichen oder sonstigen Konsequenzen für Sie vor.
Eine detaillierte Auflistung aller relevanten Informationen hinsichtlich Werbung und Betreuung von Interessenten, Spendern, Sponsoren und Mitgliedern finden Sie auf cbm.datenschuetzen.at